Iako urednici, naročito novi, imaju osećaj da uvek moraju biti na raspolaganju novinarima za razgovor o tekstovima, to nije ni malo ekonomično, a ni ostvarljivo. Kako se postaviti prema novinaru koji, pravo sa zadatka, upada u pola vašeg sastanka i zadihano pita: «Imate minutu?»

Urednici imaju sve manje vremena. Posao se širi, a osoblja je sve manje, zbog čega je efikasno korištenje vremena postalo još važnije.

Međutim, u većini redakcija se malo pažnje obraća na raspolaganje tuđim vremenom. Prva predstava o tome se može dobiti preko načina na koji ljudi izlaze na kraj sa tri ubistvene riječi kontrole vremena: “Imate li minutu?” Donosimo nekoliko strategija za davanje odgovora na pitanja koja nas ometaju u poslu koji radimo:

• “Naravno” - Neki ljudi ne mogu reći: «Ne,» čak i kada bi morali. Odbiti prijedloge nevoljnih smatra se nedostatkom milosrđa. Novoimenovani urednici, u želji da služe i impresioniraju, lako padaju u ovu naviku.

• “Ne sad” - Postoje i oni koji ne mogu reći: «Da». Njihov odgovor je možda ljepše uokviren, ali je poruka nepristupačnosti jasna.

• “Možda” - Ljubaznije nego: “Ne sad,” ali efikasnije od: “Naravno”. Vrdanjem u stvari samo produžavamo vrijeme prekida u radu.

Zašto je ljudima ovo tako teško? Za neke od njih, posao se definiše kao raspoloživost za osoblje: “Moram biti za stolom spreman da govorim kada zatrebam reporterima”. To je istina, ali samo jednim dijelom. Niko ne može biti na raspolaganju u svakom trenutku tokom dana. Možete razmišljati o tome na koji način biti na raspolaganju drugima, a u isto vrijeme voditi računa i o sopstvenim potrebama. Više o tome govori sljedeći tekst.

Što se tiče mračnije strane, neki ljudi rade za šefove koji izjednačavaju posao sa vidljivošću. “Ako te ne vidim, pretpostavljam da ne radiš.” Zato nađite novog šefa ili pokušajte obučiti starog da shvati šta radite kad ne sjedite pored telefona čekajući njegov poziv. Ako ste vi šef, naučite ljude kako da kontrolišu sopstveno vrijeme, i ne očekujte da će u svakom trenutku biti tamo gdje ih vi možete naći.

Pravilno shvatanje onih koji žele ili trebaju vaše vrijeme, prva je stvar koju bi urednici morali naučiti u svome poslu. Dvije lekcije im pri tom mogu pomoći:

Napravite razliku između onoga što je hitno i onoga što je važno. Nije sve u redakciji hitno; ono samo izgleda tako, naročito sa isticanjem rokova. Pošto novine izlaze svakoga dana, mi svakodnevno primamo izvjesnu dozu zadovoljenja i osjećaja da smo nešto postigli. “To je naše djelo”.

Ne u potpunosti. Ono što smo učinili, to je da smo poveli računa o onome što je hitno, često na račun onoga što je važno. Uredili smo i sastavili neki rad kojim se ponosimo, ali smo isto tako odložili teški razgovor sa nekim reporterom koji stalno kasni i dostavlja nedorađene priloge, ili odgađamo razmisliti o načinima na koji bismo mogli pomoći razvoj talenta kod nekog mladog reportera punog oduševljenja za rad, ili stavljamo na stranu svoje planove da svakoga dana učimo pomalo o tome kako postati bolji rukovodilac.

Prvo pravilo kontrole vremena je nepromjenljivo: hitni poslovi uvijek imaju prednost pred važnim. Kao rezultat, mi ispunjavamo neposredne i neodložne zadatke, ali ne uspijevamo dostići svoje važne dugoročne ciljeve.

Potrebno je da imate filter. Izazov  pitanja: “Imate li minutu,” je u tome da reagujete na potrebe onoga koji pita, a da se pri tom ne odreknete kontrole nad sopstvenim vremenom. Stoga, vaš odgovor mora utvrditi šta on želi i da li je to dovoljno važno da ostavite ono što trenutno radite. Ovaj odgovor mi se sviđa: “Naravno da imam minutu, ali to nije ova minuta. Recite mi šta želite, pa ćemo vidjeti kada i kako se time možemo pozabaviti”.

Ovo je djelotvorno. Ono daje do znanja da ste zainteresovani za njihove potrebe, i voljni saslušati ih. Takođe vam omogućava da zadržite kontrolu nad svojim vremenom i odredite kada ćete ih saslušati. Jako je empatično, ljubazno i efikasno.

Drugi način kontrole vremena je planiranje važnih “prekida”. Na primjer, predstoje dva razgovora koji su dio rutine. Prvi se odnosi na davanje zaduženja, to je onaj kratki sastanak umova koji bi se trebao održati svaki put kada nekome dajete radni zadatak. U uspješnom razgovoru o zaduženju, urednik i reporter se moraju saglasiti sa onim što vi mislite da će oni uraditi, i kako će to postići. Šta više, moraju poći od pretpostavke da će rezultati izvještavanja modifikovati, ponekad bitno, njihove polazne pretpostavke.

Drugi važni razgovor će se dogoditi nakon povratka reportera. Kada reporter dođe sa zadatka, imaće prvi zahtjev za urednikovim vremenom, pri čemu će ga obavijestiti o najnovijim otkrićima svog izvještavanja i promjenama u priči do kojih je došlo u skladu s tim. Ovaj razgovor će premostiti jaz između zaduženja i onoga što će se na kraju pojaviti u novinama.

Članovi tima moraju shvatiti da su oba razgovora prioritetni. Reporter koji se vraća sa zadatka treba samo dati do znanja da se vratio (“Vratio sam se”), a zatim u redu sačekati na razgovor sa vama.

Efikasna kontrola vremena nalaže da ljudi koji rade u istom timu pregovaranjem dođu do pravila i običaja koji se odnose na prekide u poslu.

Preuzeto i prevedeno uz dozvolu autora sa sajta http://www.newsroomleadership.com/Reflections/